เอกสารส่งออกเป็นเรื่องที่ทำให้กำหนดวางขายเลื่อนบ่อยที่สุด ไม่ใช่เพราะมันยาก แต่เพราะคนมักรู้ว่าต้องใช้อะไรตอนที่สินค้าผลิตเสร็จแล้ว บทความนี้แยกให้ชัดว่าเอกสารแต่ละใบคืออะไร ใครเป็นคนออก และควรเริ่มขอตอนไหน เพราะบางใบโรงงานออกให้ได้ในไม่กี่วัน แต่บางใบต้องผ่านหน่วยงานราชการและใช้เวลาเป็นสัปดาห์
สรุปเอกสารหลักในตารางเดียว
| เอกสาร | บอกอะไร | ใครออก | ควรขอเมื่อไหร่ |
|---|---|---|---|
| CoA Certificate of Analysis | ผลตรวจของสินค้าล็อตที่ผลิตให้คุณจริง เช่น ลักษณะเนื้อ สี กลิ่น ค่าความเป็นกรดด่าง ตามรายการที่ตกลงกันไว้ | โรงงานผู้ผลิต | หลังผลิตล็อตนั้นเสร็จ เพราะผูกกับเลขล็อตจริง |
| MSDS / SDS Safety Data Sheet | ข้อมูลความปลอดภัยของสูตร การจัดเก็บ การขนส่ง และวิธีปฏิบัติเมื่อเกิดเหตุ | โรงงานผู้ผลิต | ขอได้ตั้งแต่สูตรนิ่งแล้ว ไม่ต้องรอผลิต |
| Certificate of Free Sale | ยืนยันว่าสินค้าจำหน่ายได้โดยชอบในประเทศผู้ผลิต ผู้นำเข้าหลายประเทศใช้ประกอบการขึ้นทะเบียน | หน่วยงานราชการไทย ไม่ใช่โรงงาน | เผื่อเวลาให้มากที่สุดในบรรดาเอกสารทั้งหมด |
| รายการส่วนผสม Ingredient List | ส่วนผสมตามชื่อสากล ใช้ให้ผู้นำเข้าตรวจกับบัญชีสารที่อนุญาตของประเทศเขา | โรงงานผู้ผลิต | ขอตั้งแต่ก่อนพัฒนาสูตรเสร็จ เพื่อเช็กกฎปลายทางให้ทัน |
| เอกสารการค้า Invoice, Packing List | รายละเอียดสินค้า จำนวน มูลค่า และการบรรจุ สำหรับพิธีการศุลกากร | ผู้ส่งออก | ตอนจัดส่ง |
จุดที่คนเข้าใจผิดบ่อยที่สุดคือคิดว่า Certificate of Free Sale เป็นใบที่โรงงานพิมพ์ให้ได้เลย ความจริงคือหน่วยงานราชการเป็นผู้ออก โรงงานทำหน้าที่ดำเนินการยื่นให้ ดังนั้นถ้าผู้นำเข้าบอกว่าต้องใช้ ให้แจ้งทันทีตั้งแต่วันแรก อย่ารอจนสินค้าผลิตเสร็จ
CoA ไม่ใช่ใบรับรองคุณภาพลอย ๆ
CoA ผูกกับล็อตการผลิตจริง ไม่ใช่เอกสารกลางที่ใช้ได้ตลอดไป ผลิตล็อตใหม่ต้องมี CoA ใบใหม่ที่อ้างอิงเลขล็อตนั้น ค่าที่ปรากฏใน CoA ก็คือรายการที่ตกลงกันไว้ว่าจะตรวจ ไม่ใช่ทุกอย่างที่ตรวจได้ในโลก
สิ่งที่ควรทำคือ ตกลงกับผู้นำเข้าก่อนว่าเขาต้องการเห็นค่าอะไรบ้างใน CoA แล้วแจ้งโรงงานตั้งแต่ก่อนผลิต ไม่ใช่รอให้ผลิตเสร็จแล้วมาขอเพิ่มรายการตรวจ เพราะบางรายการต้องเก็บตัวอย่างตั้งแต่ตอนผลิต
ที่โรงงานเรา ทุกล็อตการผลิตมีการเก็บตัวอย่างในระบบ Bulk Retain พร้อมบันทึกรหัสสินค้า เลขล็อต วันผลิต และวันหมดอายุ ผู้ตรวจลงชื่อกำกับ ตัวอย่างชุดนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ถ้ามีคำถามเกี่ยวกับล็อตนั้นในภายหลัง อ่านเรื่องระบบคุณภาพได้ที่หน้า มาตรฐานโรงงาน
MSDS ใช้ตอนไหนกันแน่
MSDS หรือ SDS เป็นเอกสารความปลอดภัยของสูตร ไม่ใช่ของล็อต จึงขอได้ตั้งแต่สูตรนิ่งแล้วโดยไม่ต้องรอผลิต ใช้ในสามสถานการณ์หลัก
- ตอนขนส่ง — บริษัทขนส่งและสายการบินใช้ประเมินว่าสินค้าจัดอยู่ในกลุ่มที่มีข้อกำหนดพิเศษหรือไม่ สินค้าที่มีแอลกอฮอล์เป็นส่วนประกอบมักถูกถามหาเอกสารนี้
- ตอนนำเข้า — ผู้นำเข้าบางประเทศต้องยื่นประกอบการขออนุญาต
- ตอนเก็บสินค้า — คลังสินค้าใช้กำหนดวิธีจัดเก็บและการรับมือกรณีหกหรือรั่ว
ถ้าสูตรเปลี่ยน MSDS ต้องออกใหม่ ใบเดิมใช้อ้างกับสูตรใหม่ไม่ได้ เป็นหลักการเดียวกับผลทดสอบค่าการปกป้องของกันแดด
Certificate of Free Sale ตัวที่ต้องเผื่อเวลา
เอกสารนี้คือคำยืนยันจากหน่วยงานในประเทศผู้ผลิตว่าสินค้าจำหน่ายได้โดยชอบในประเทศนั้น หลายประเทศใช้เป็นหลักฐานประกอบการขึ้นทะเบียนสินค้านำเข้า เพราะมันตอบคำถามว่า “ของชิ้นนี้ขายในบ้านตัวเองได้จริงหรือเปล่า”
สามเรื่องที่ทำให้เอกสารนี้ต่างจากใบอื่น
- โรงงานไม่ได้เป็นคนออก — เป็นหน่วยงานราชการ โรงงานดำเนินการยื่นให้ได้ แต่ควบคุมระยะเวลาไม่ได้
- ต้องมีสถานะของสินค้าในไทยก่อน — เอกสารยืนยันว่าขายได้ในไทย จึงต้องมีขั้นตอนฝั่งไทยเรียบร้อยก่อน ถ้าตั้งใจส่งออกอย่างเดียวโดยไม่ขายในไทยเลย ให้แจ้งเราตั้งแต่ต้นเพราะเงื่อนไขต่างออกไป
- บางประเทศต้องผ่านการรับรองซ้อน — เช่นให้สถานทูตหรือหน่วยงานที่ประเทศปลายทางยอมรับรับรองเอกสารอีกชั้น ซึ่งเพิ่มทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย ถามผู้นำเข้าให้ชัดว่าต้องการแบบไหน
วิธีที่ทำให้ไม่ต้องวิ่งขอทีละใบ
ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือขอเอกสารแบบทยอย พอผู้นำเข้าถามหาใบไหนก็ค่อยขอใบนั้น วิธีนี้ทำให้เสียเวลารอเป็นรอบ ๆ และมักไปชนกับวันที่ตั้งใจวางขาย
วิธีที่เร็วกว่ามากคือ ขอรายการเอกสารทั้งหมดจากผู้นำเข้าเป็นชุดเดียวตั้งแต่ต้น แล้วส่งรายการนั้นให้โรงงานทีเดียว เอกสารที่โรงงานออกเองจะได้เร็ว ส่วนใบที่ต้องผ่านราชการก็เริ่มนับเวลาตั้งแต่วันแรกไปพร้อมกัน ไม่ใช่เริ่มหลังจากใบอื่นเสร็จหมดแล้ว
คำถามที่ควรถามผู้นำเข้าตั้งแต่คุยกันครั้งแรก
- ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการขึ้นทะเบียนสินค้าที่ประเทศคุณ
- เอกสารต้องเป็นภาษาอะไร และต้องมีการรับรองการแปลไหม
- ต้องผ่านการรับรองจากสถานทูตหรือหน่วยงานใดเพิ่มเติมหรือเปล่า
- เอกสารมีอายุการใช้งานไหม ถ้ามีนานเท่าไหร่
- ใครเป็นผู้ยื่นและใครเป็นผู้ถือทะเบียนสินค้าหลังอนุมัติ
ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่คิด ในหลายประเทศ ผู้ที่ถือทะเบียนสินค้าคือผู้ที่ควบคุมว่าใครนำเข้าสินค้านั้นได้ ถ้าทะเบียนอยู่ในชื่อผู้จัดจำหน่ายรายเดียว การเปลี่ยนผู้จัดจำหน่ายในอนาคตอาจแปลว่าต้องเริ่มขึ้นทะเบียนใหม่ทั้งหมด ควรตกลงเรื่องนี้ในสัญญาตั้งแต่ต้น อ่านเรื่องข้อสัญญาเพิ่มที่ สัญญาจ้างผลิตเครื่องสำอาง
โรงงานออกให้ได้อะไรบ้าง
เราออก Certificate of Analysis สำหรับล็อตที่ผลิตให้คุณ และ SDS/MSDS สำหรับสูตร รวมถึงเอกสารรายการส่วนผสมและข้อมูลจำเพาะของสินค้า ส่วน Certificate of Free Sale เราดำเนินการยื่นให้ได้เพราะออกโดยหน่วยงานราชการ จึงต้องเผื่อเวลา
สิ่งที่เราไม่ได้ทำแทนคือการยื่นขึ้นทะเบียนสินค้าในประเทศปลายทาง เพราะส่วนใหญ่ต้องยื่นในนามนิติบุคคลที่อยู่ในประเทศนั้น ซึ่งเป็นผู้นำเข้าหรือตัวแทนของคุณ เราแบ่งให้ชัดตั้งแต่แรกว่าอะไรเป็นของใคร
ส่งรายการเอกสารที่ผู้นำเข้าขอมาทาง LINE เราจะบอกว่าใบไหนออกได้เลย ใบไหนต้องเผื่อเวลา และควรเริ่มเรื่องไหนก่อน
คำถามที่พบบ่อย
CoA กับ MSDS ต่างกันอย่างไร
ขอ Certificate of Free Sale ใช้เวลานานแค่ไหน
ถ้าเปลี่ยนบรรจุภัณฑ์แต่สูตรเดิม ต้องออกเอกสารใหม่ไหม
ผู้นำเข้าขอเอกสารที่โรงงานไม่มี ทำอย่างไร
ผลิตเพื่อขายในไทยอย่างเดียว ต้องใช้เอกสารชุดนี้ไหม
แหล่งอ้างอิงและช่องทางตรวจสอบ
ข้อมูลด้านกฎหมายและมาตรฐานในบทความนี้อ้างอิงจากหน่วยงานต่อไปนี้ ควรตรวจสอบข้อกำหนดฉบับล่าสุดจากต้นทางเสมอ
