งานจ้างผลิตเครื่องสำอางในไทยจำนวนมากเริ่มต้นด้วยการคุยกันในไลน์แล้วโอนมัดจำ ไม่มีเอกสารอะไรเลย ซึ่งเวลาทุกอย่างราบรื่นก็ไม่มีปัญหา แต่เมื่อของไม่ตรงตัวอย่าง เลื่อนส่ง หรืออยากย้ายโรงงาน จะกลายเป็นการเถียงกันโดยที่ไม่มีอะไรอ้างอิง สัญญาจ้างผลิตเครื่องสำอาง ไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารยาวที่ต้องจ้างทนายร่าง แต่ควรมีข้อความที่ทั้งสองฝ่ายเห็นตรงกันเป็นลายลักษณ์อักษร บทความนี้รวมสิบเรื่องที่ควรเขียนไว้ และอธิบายว่าแต่ละข้อป้องกันอะไร

ทำไมแค่คุยกันในไลน์ถึงไม่พอ

ข้อความในไลน์เป็นหลักฐานได้ก็จริง แต่ปัญหาคือมันกระจัดกระจายอยู่ในบทสนทนาหลายร้อยข้อความ ปะปนกับเรื่องอื่น และมักไม่ครบทุกประเด็น

สิ่งที่มักไม่เคยถูกพูดถึงเลยคือเรื่องที่ทั้งสองฝ่ายคิดว่าอีกฝ่ายเข้าใจอยู่แล้ว เช่น สูตรเป็นของใคร ของเสียกี่เปอร์เซ็นต์ถือว่ายอมรับได้ และถ้าเลิกทำด้วยกันจะเอาอะไรไปได้บ้าง เรื่องพวกนี้ไม่มีใครถามตอนที่ทุกอย่างยังดี แล้วมาเป็นปัญหาตอนที่สายไปแล้ว

เอกสารที่ดีไม่ได้มีไว้เพื่อฟ้องกัน แต่มีไว้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันตั้งแต่ต้น โรงงานที่ทำงานตรงไปตรงมาจะยินดีเขียน เพราะมันปกป้องเขาเหมือนกัน ส่วนคนที่เลี่ยงไม่ยอมเขียนอะไรเลยคือสัญญาณที่ควรระวัง

สิบเรื่องที่ควรเขียนไว้

1. สูตรเป็นของใครหลังจบงาน

ข้อสำคัญที่สุดและคนถามน้อยที่สุด ถ้าคุณจ่ายค่าพัฒนาสูตร ควรระบุให้ชัดว่าสูตรนั้นเป็นของคุณหรือของโรงงาน โรงงานเอาไปให้ลูกค้ารายอื่นใช้ได้หรือไม่ ถ้าห้ามจะผูกพันนานกี่ปี และคำว่าห้ามครอบคลุมสูตรที่ใกล้เคียงด้วยหรือเฉพาะสูตรเดียวกันเป๊ะ ๆ อ่านรายละเอียดได้ที่ Private label White label OEM ODM ต่างกันอย่างไร

2. เลขจดแจ้งอยู่ในชื่อใคร

ผู้จดแจ้งคือผู้รับผิดชอบสินค้าต่อผู้บริโภคตามกฎหมาย และเป็นตัวกำหนดว่าคุณย้ายโรงงานได้ง่ายแค่ไหนในอนาคต ควรระบุให้ชัดว่าใครเป็นผู้ยื่นและใครถือเลข อ่านขั้นตอนได้ที่ จดแจ้งเครื่องสำอาง อย. ต้องเตรียมอะไร

3. สเปกของสินค้าที่ตกลงกัน

ระบุให้ครบทั้งเนื้อสัมผัส สี กลิ่น ปริมาณบรรจุ ชนิดบรรจุภัณฑ์ และจำนวน พร้อมแนบตัวอย่างที่อนุมัติซึ่งปิดผนึกและเขียนวันที่กำกับ เก็บไว้ทั้งสองฝ่าย

4. เกณฑ์การรับของ

คำว่าตรงตัวอย่างตีความได้กว้างมาก ควรระบุว่าความต่างระดับไหนยอมรับได้ เช่น สีที่ต่างกันตามล็อตวัตถุดิบของสารสกัดธรรมชาติถือว่ารับได้ในระดับที่เห็นเมื่อวางเทียบแต่ไม่ต่างจนดูเป็นคนละสินค้า และควรกำหนดว่าจะแจ้งปัญหาได้ภายในกี่วันหลังรับของ อ่านเพิ่มที่ สั่งผลิตแล้วของไม่ตรงตัวอย่าง ป้องกันอย่างไร

5. ของเสียที่ยอมรับได้

ไม่มีการผลิตใดได้ของดีทุกชิ้น ควรตกลงว่าสัดส่วนของเสียเท่าไหร่ถือว่าปกติ และถ้าเกินกว่านั้นใครรับผิดชอบ รวมถึงระบุด้วยว่าจำนวนที่ส่งมอบจริงอาจต่างจากที่สั่งเล็กน้อยได้หรือไม่

6. กำหนดเวลาและสิ่งที่ทำให้ช้า

ระบุจำนวนวันพร้อมเงื่อนไขว่านับจากเมื่อไหร่ ปกติคือนับจากยืนยันสูตร บรรจุภัณฑ์ เอกสาร และชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ไม่ใช่นับจากวันที่คุยกันครั้งแรก ควรระบุด้วยว่าถ้าล่าช้าเกินกำหนดจะทำอย่างไร

7. เงื่อนไขการชำระเงิน

มัดจำเท่าไหร่ จ่ายส่วนที่เหลือเมื่อไหร่ และถ้ายกเลิกกลางทางจะคืนเงินอย่างไร โดยเฉพาะกรณีที่โรงงานสั่งวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์ไปแล้ว ซึ่งเป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงและมักเรียกคืนไม่ได้

8. การผลิตซ้ำล็อตถัดไป

ระบุว่าเอกสารสูตรและกระบวนการถูกบันทึกไว้อย่างไร เพื่อให้ล็อตหน้าได้ของเหมือนเดิม และตกลงเรื่องระยะเวลาที่โรงงานจะเก็บสูตรไว้ให้ รวมถึงเงื่อนไขราคาถ้าต้นทุนวัตถุดิบเปลี่ยน

9. การเก็บตัวอย่างและเอกสารกำกับล็อต

ระบุว่าโรงงานเก็บตัวอย่างทุกล็อตไว้นานเท่าไหร่ และคุณขอดูเอกสารกำกับการผลิตได้หรือไม่ ข้อนี้คือสิ่งที่ทำให้ตามหาสาเหตุได้เมื่อลูกค้าปลายทางร้องเรียน อ่านเพิ่มที่ ครีมแยกชั้น เปลี่ยนสี มีกลิ่น เกิดจากอะไร

10. ทางออกเมื่อเลิกทำด้วยกัน

ไม่ใช่การมองโลกในแง่ร้าย แต่เป็นการวางแผนล่วงหน้า ควรระบุว่าถ้าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งอยากหยุด จะแจ้งล่วงหน้ากี่วัน สต๊อกวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์ที่เหลือจะจัดการอย่างไร และคุณเอาอะไรไปได้บ้าง

สิ่งที่ไม่ควรตกลงด้วย

  • การผูกมัดว่าต้องสั่งขั้นต่ำต่อปีโดยไม่มีทางออก เพราะยอดขายจริงอาจไม่เป็นไปตามที่คาด ควรมีเงื่อนไขที่ปรับได้
  • การให้โรงงานถือเลขจดแจ้งโดยไม่มีข้อตกลงว่าโอนคืนได้ เพราะจะทำให้ย้ายโรงงานไม่ได้เลย
  • การจ่ายเต็มจำนวนก่อนผลิต โดยไม่มีเงื่อนไขคืนเงินใด ๆ
  • ข้อความที่บอกว่าโรงงานไม่รับผิดชอบใด ๆ ทั้งสิ้น ซึ่งไม่เป็นธรรมและมักไม่มีผลบังคับจริงอยู่แล้ว
  • การรับปากด้วยวาจาว่าจะดูแลให้ โดยไม่มีอะไรเขียนไว้

ทำแบบง่ายที่สุดได้อย่างไร

ถ้ายังไม่พร้อมทำเอกสารเป็นทางการ วิธีที่ง่ายที่สุดและดีกว่าไม่มีอะไรเลยคือ สรุปทั้งสิบข้อข้างต้นเป็นข้อความเดียวส่งในไลน์ แล้วขอให้อีกฝ่ายตอบยืนยันว่าตรงกัน

ข้อความนั้นควรมีวันที่ ชื่อสินค้า และเลขอ้างอิงของงาน เพื่อให้ค้นเจอได้ในภายหลัง จากนั้นบันทึกหน้าจอเก็บไว้ วิธีนี้ใช้เวลาไม่ถึงสิบนาทีแต่ป้องกันปัญหาได้เกือบทั้งหมดที่กล่าวมา

เมื่อสั่งผลิตล็อตใหญ่ขึ้นหรือเริ่มมีการพัฒนาสูตรเฉพาะ ค่อยขยับไปทำเอกสารที่เป็นทางการมากขึ้น

สรุปและก้าวต่อไป

เอกสารที่ดีไม่ได้มีไว้เพื่อฟ้องร้องกัน แต่มีไว้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันตั้งแต่วันแรก สิบเรื่องที่ควรเขียนไว้สรุปได้เป็นสามกลุ่มคือ ใครเป็นเจ้าของอะไร อะไรถือว่างานผ่าน และถ้าไม่เป็นไปตามแผนจะทำอย่างไร ตอบสามกลุ่มนี้ได้ก็ครอบคลุมความเสี่ยงส่วนใหญ่แล้ว

VayoOEM คุยเรื่องความเป็นเจ้าของสูตรและเลขจดแจ้งให้ชัดตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน ไม่ปล่อยให้เป็นเรื่องคลุมเครือ และเก็บตัวอย่างทุกล็อตพร้อมเอกสารกำกับเพื่อให้ตรวจย้อนได้ ดูวิธีทำงานได้ที่ รับสร้างแบรนด์เครื่องสำอาง และดูระบบคุณภาพที่ มาตรฐานโรงงาน

อยากให้ช่วยดูว่าดีลที่คุณกำลังจะตกลงครอบคลุมครบไหม ส่งรายละเอียดมาคุยได้ที่ หน้าติดต่อ ปรึกษาฟรีไม่มีข้อผูกมัด

คำถามที่พบบ่อย

จำเป็นต้องทำสัญญาเป็นทางการไหม
ไม่จำเป็นสำหรับงานล็อตแรกที่ใช้สูตรมาตรฐาน แต่ควรมีข้อความสรุปเงื่อนไขที่ทั้งสองฝ่ายยืนยันตรงกัน แม้จะเป็นแค่ข้อความในไลน์ก็ยังดีกว่าไม่มีอะไรเลย เมื่อขยับไปสั่งล็อตใหญ่หรือมีการพัฒนาสูตรเฉพาะซึ่งมีมูลค่าสูงขึ้น ค่อยทำเอกสารที่เป็นทางการมากขึ้น
ข้อไหนสำคัญที่สุดถ้าเขียนได้แค่ข้อเดียว
เรื่องความเป็นเจ้าของสูตร เพราะเป็นข้อที่แก้ทีหลังไม่ได้เลยและกระทบระยะยาวมากที่สุด ถ้าจ่ายค่าพัฒนาสูตรไปแล้วแต่ไม่ได้ระบุว่าสูตรเป็นของใคร โรงงานอาจถือว่าเป็นค่าแรงในการทำงาน ไม่ใช่การซื้อความเป็นเจ้าของ แล้วเอาสูตรไปให้รายอื่นใช้ได้
โรงงานไม่ยอมเซ็นอะไรเลย ควรทำอย่างไร
ถือเป็นสัญญาณที่ควรระวัง เพราะโรงงานที่ทำงานตรงไปตรงมาจะยินดีเขียนสิ่งที่ตกลงกันไว้ เนื่องจากมันปกป้องเขาด้วยเหมือนกัน ถ้าเขาอ้างว่ายุ่งยากเกินไป ลองเสนอวิธีที่ง่ายที่สุดคือสรุปเป็นข้อความในไลน์แล้วขอให้ตอบยืนยัน ถ้ายังเลี่ยงอยู่ ควรพิจารณาหาโรงงานอื่นเปรียบเทียบ
ควรจ่ายมัดจำเท่าไหร่
ไม่มีตัวเลขมาตรฐาน ขึ้นกับขนาดงานและความไว้ใจกัน สิ่งที่สำคัญกว่าตัวเลขคือความชัดเจนว่าถ้ายกเลิกกลางทางจะคืนอย่างไร โดยเฉพาะเมื่อโรงงานสั่งวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์ไปแล้ว ซึ่งเป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงและมักเรียกคืนไม่ได้ ควรตกลงเรื่องนี้ก่อนโอนไม่ใช่หลังโอน
ควรตกลงเรื่องของเสียกี่เปอร์เซ็นต์
ไม่มีตัวเลขตายตัวเพราะขึ้นกับความซับซ้อนของงาน งานที่ติดสติกเกอร์เองมีของเสียมากกว่างานที่พิมพ์ลงฟิล์ม วิธีที่ดีคือถามโรงงานว่าจากประสบการณ์งานลักษณะเดียวกันอยู่ที่ประมาณเท่าไหร่ แล้วเขียนตัวเลขนั้นไว้ พร้อมระบุว่าถ้าเกินกว่านั้นใครรับผิดชอบ
ถ้าอยากย้ายโรงงานในอนาคต ต้องเตรียมอะไรตั้งแต่ตอนนี้
สองอย่างคือถือเลขจดแจ้งในชื่อตัวเอง และตกลงเรื่องความเป็นเจ้าของสูตรให้ชัด ถ้าทั้งสองอย่างเป็นของคุณ การย้ายจะง่ายมากเพราะเอาสูตรไปผลิตที่อื่นได้และไม่ต้องจดแจ้งใหม่ ถ้าใช้สูตรของโรงงานเดิม อย่างน้อยควรมีเลขจดแจ้งของตัวเองไว้เพื่อไม่ต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด
เขียนว่าโรงงานไม่รับผิดชอบใด ๆ ได้ไหม
ในทางปฏิบัติข้อความลักษณะนี้มักไม่มีผลบังคับได้จริงเต็มที่ และเป็นสัญญาณว่าอีกฝ่ายไม่ตั้งใจรับผิดชอบตั้งแต่ต้น ข้อตกลงที่เป็นธรรมควรระบุขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดว่าครอบคลุมอะไรและไม่ครอบคลุมอะไร ซึ่งดีกว่าการปฏิเสธทั้งหมดหรือไม่พูดถึงเลย
ควรเก็บอะไรไว้เป็นหลักฐานบ้าง
ตัวอย่างที่อนุมัติซึ่งปิดผนึกและเขียนวันที่กำกับ ข้อความสรุปเงื่อนไขที่ทั้งสองฝ่ายยืนยัน ใบเสนอราคาและหลักฐานการโอนเงิน ตัวอย่างฉลากที่อนุมัติ และตัวอย่างสินค้าจากทุกล็อตที่ผลิตพร้อมเลขล็อตกำกับ ทั้งหมดนี้เก็บง่ายและมีค่ามากในวันที่ต้องใช้

แหล่งอ้างอิงและช่องทางตรวจสอบ

ข้อมูลด้านกฎหมายและมาตรฐานในบทความนี้อ้างอิงจากหน่วยงานต่อไปนี้ ควรตรวจสอบข้อกำหนดฉบับล่าสุดจากต้นทางเสมอ